Introducción
Quisiera remontarme a la segunda mitad del siglo XVIII y principios del siglo XIX, quizás para algunos de los lectores las fechas ya comienzan a ser conocidas, esto porque se dio paso, a quizás uno de los periodos mas revolucionarios en la historia del ser humano, “La Revolución Industrial”. Con origen en Inglaterra y con rápida expansión hacia el resto de Europa, los sistemas de trabajo cambian en forma asombrosa, era el comienzo en la creación de nuevas organizaciones, mucho mas grandes, dinámicas y por tanto mas complejas, donde el factor humano y sus métodos mas tradicionales de manejar la información debieron tomar el mismo rumbo de la nueva era en términos de renovación.
El nuevo concepto y su aplicación conllevaba un dinamismo sin precedentes, probablemente ni siquiera visualizado en toda su magnitud por quienes fueron sus impulsores. Es así como la base revolucionaria de esta nueva idea de producción trae consigo un problema que no había sido tal, en la vieja usanza, esto es; la cada vez mas rápida obsolescencia tecnológica, lo que ayer era la panacea hoy es solo un elemento mas, básico y esencial. Esta idea es cada vez mas cierta desde aquellos tiempos hasta nuestros días.
En las ultimas décadas toma fuerza el termino innovación, que al escucharlo en su mayoría nos proyectamos hacia el futuro con nuevos elementos mucho mas avanzados y eficientes, olvidando que tras esta palabra existe un significado implícito no tan amable, como lo es: la negación, destrucción, cambio a todo lo que hoy consideramos fundamental en el funcionamiento de nuestras organizaciones y nuestras propias vidas.
A pesar de que a principios del pasado siglo, la dinámica instaurada por la revolución industrial ya era parte del desarrollo de las empresas, algo faltaba, algo que le daría el impulso final a esta bola de nieve gigante formada por las nuevas organizaciones. Ese algo fue la creación de la computadora. Hoy en día herramienta básica incluso para la realización de este ensayo. Seria este elemento el que va a dar el último impulso a la dinámica y frenéticas incorporación en todos los ámbitos de los “Sistemas de Información”.
Hace ya 64 años se encendía en EE.UU. la primera computadora, con capacidades, para la época, impresionantes. Para nuestros días, digna de la carcajada de un niño.
La dinámica que han adquirido los servicios de Información (en adelante mencionadas SI) a sido exponencial, no terminamos de asombrarnos con algunos elementos cuando el mercado nos sorprende con otro. Esta es una de las razones que hacen que las organizaciones coexistan en cierta incertidumbre, preguntándose ¿Que estará haciendo la competencia?. Sin embargo y no menos cierto resulta la idea de que tan eficientes son las organizaciones para aprovechar y optimizar los SI. Recuerdo hace ya algunos años atrás, época de enseñanza media, un amigo me mostraba su nuevo celular, una maquina avanzada en esos años, con correo electrónico, capacidad para navegar en Internet entre otras joyitas tecnológicas, sin embargo había un detalle, desde Rancagua al sur no existía la capacidad instalada para ofrecer esos servicios, pequeño gran detalle, para alguien que había gastado una buena cantidad de dinero en comprar un aparato del que no iba a explotar el cien por ciento de sus funciones. Esta anécdota no se aleja mucho de lo que son los SI en la organización, en el presente ensayo pretendo abordar este tema mostrando todas sus bondades, pero también evidenciando de forma crítica nuestra poca adaptación a su uso eficiente, elemento común y casi propio en una gran mayoría, tanto en empresas como en personas.
Desarrollo
En un comienzo las organizaciones exhibían una clara orientación hacia la verticalidad y centralización en la toma de dediciones, sin embargo con la incorporación de los SI, este diagrama ha ido cambiando, la descentralización de los departamentos, conlleva un punto a favor en la dinámica de las organizaciones, individuos mas autónomos en la toma de decisiones se convierten en una ventaja competitiva frente a los demás.
Sin embargo, nada de esto seria posible en las dimensiones en que hoy se desarrolla de no ser por los SI, su implantación conlleva un acceso mucho más rápido a la información, lo que permite disminuir el tiempo de respuesta frente a distintos escenarios a los que se enfrentan las organizaciones.
Si nos enfocamos en el desarrollo de las personas dentro de una organización, son aquellos que manejan de mejor forma los SI quienes tendrán mayores oportunidades de desarrollo a futuro, esto no es casualidad, dado que el manejo de distintas tecnologías son una ventaja competitiva al momento de tomar dediciones.
Veamos a la organización como un cerebro, tal como este tiene sectores enfocados a la percepción, retención, análisis, etc. elementos que funcionan en departamentos reservados a cada uno. Hago este símil para demostrar que si bien cada departamento funciona de forma independiente, la idea de no interpretar la información en su conjunto, resultaría un desaprovechamiento de los recursos. Ahora bien, así como el cerebro, las organizaciones tienen distintos departamentos; Finanzas, operaciones, administración, RRHH, etc. Hoy contamos con una ventaja que hace décadas atrás era impensada, esto es, la coordinación de todos estos departamentos a través de los SI, así como podemos saber que existe la necesidad, planteada por el departamento de recursos humanos, de contratar un nuevo trabajador, al mismo tiempo podemos tener la información de el área de finanzas y administración de cuales son las posibilidades económicas de que esto se lleve a cabo. Al parece los SI tienen una aplicación simplemente genial, algo que transforma a las organizaciones, las potencia y las lleva a los mas alto de sus posibilidades. Pero aquí nace otro pregunta ¿Por qué existen organización con altos niveles de implantación en el ámbito de los SI, pero no son exitosas e incluso desaparecen a lo largo del tiempo? La respuesta al parecer esta, en darnos cuenta que los SI no son por si solos no son los pasajes al éxito. Tan importante como los SI debe ser la adaptación cultural de esta herramienta de trabajo por parte de los integrantes de la organización.
La adaptación a estas nuevas tecnologías es fundamental, toda vez que cuanto mejor implantado este su uso en las personas que llevan a cabo las distintas tareas dentro de una empresa, su dinámica y simetría de información convierte a ésta en un engranaje perfecto, todos saben lo que hacen, porque y para que lo hacen, e hay donde el potencial y el objetivo funcional de los SI cumplen su real función, como reza aquella frase ya famosa de los tres mosqueteros, los SI logran que todos trabajen para uno y uno trabaje para todos.
Existen ciertos parámetros mas prácticos en las empresas que muestran que tan eficiente es esta, mucha relación con esto tienen los SI, en este sentido podemos mencionar que permiten una mayor flexibilización del trabajo, ya no es necesarios que los profesionales que gestionan la información estén físicamente en un lugar al interior de la empresa para poder acceder a cierta información, esos tiempos ya pasaron, hoy en día la información on-line es esencial para quienes toman las decisiones, nuevamente se evidencia la utilidad de los SI para hacer de una organización un elemento dinámico que pueda hacer frente en el menor tiempo posible a cambios en el entorno.
La formula perfecta para reducir los costos en las empresas resulta ser casi como el Santo Grial en este tema, quizás no existe una formula única y definitiva ya que existen distintas visiones en este sentido, pero es aquí donde nuevamente entra en juego la función eficiente de los SI. Un ejemplo son las empresas productoras, los inventarios, ¿Que CIO no desearía tener solo el inventario necesario para cumplir con la demanda de sus clientes y olvidarse de el exceso de stock en las bodegas que lo único que hacen es generar costos extras?. Nuevamente los SI entran al ruedo, gracias a estas tecnologías hoy en día se puede tener una mejor estimación de cómo ajustar los inventarios para cumplir la demanda y desminuir considerablemente los costos de almacenaje, sin embargo aun existe empresas que se niegan a implementar SI, argumentando lo costosa que resulta por ejemplo la compra de software diseñados para estos objetivos, a pesar de esto cabe preguntarse; ¿Acaso no es mas costos mantener elevados stock en bodega?. Sin embargo esta es una postura que va en descenso una visión un tanto arcaica de lo que es el funcionamiento de las empresas sin la implantación de SI, hasta quizás esta disminución en la reticencia a los SI a sido porque aquellas que no se han decidido a implantarlas ya han desaparecido, quizás una cruel verdad, pero también una necesaria reflexión.
Por lo tanto cuando hablamos de SI no solo hablamos de elementos que nos facilitan la vida en el desarrollo de nuestro trabajo, sino también ayudan de forma sustancial a la creación de valor, como lo menciona el siguiente párrafo:
Según The Brookings Institute, sólo el 15% del valor de mercado de una empresa reside en sus activos tangibles, mientras que el 85% restante reside en sus activos intangibles la mayor parte de ellos en forma de Información.
Por tanto los SI se convierten en algo mas que un elemento de gestión, son también un activo para la organización, que se ve reflejado de forma implícita en la valuación que hace el mercado o la opinión publica de esta.
Finalmente quisiera terminar el desarrollo de este ensayo tomando el siguiente extracto:
El trabajo en red ha introducido una nueva lógica empresarial, en la que las jerarquías dinámicas y las formas de organización se basan en las conexiones interactivas entre diferentes niveles y cargos dentro de la empresa, entre empresas y dentro del mercado. Las tecnologías de la información permiten una flexibilidad mayor y un trabajo en red más intenso, que pone de relieve la interdependencia, la interacción y la constante adaptación a un entorno en cambio continuo.
Este creo es el sentido del ambiente en el que se mueven las organizaciones hoy en día, independiente de cual sea su fin. Sin duda la adaptación a ellas condiciona el futuro de cada una de las organizaciones.
Conclusión
Las organizaciones de esta era se mueven al ritmo de los SI, cada intervención de estos condiciona el comportamiento de las organizaciones. Sin duda que facilitan enormemente el funcionamiento y la gestión de los recursos en todo ámbito de cosas, estamos obligados a adaptarnos y a ir a su ritmo, en la organización lo que hacen es ayudar tremendamente a optimizar recursos, mejorar la dinámica y responder a tiempo en los momentos en que se requiere.
A pesar de esto y alejándome un poco del tema inicial, y llevándolo a un plano mas general, me surgen algunas dudas, ¿cuan dependientes somos de los SI?, ¿Qué pasa si en algún momento no funcionan?, ¿Estaríamos preparados? Basta con recordarnos del lamentable desastre natural que vivió Chile aquel 27 de Febrero, donde claramente los SI por si solas no funcionaron ni tomaron decisiones, lo que a mi juicio se evidencio, fue la absoluta dependencia que tenemos de los SI y es quizás por la velocidad con la que se han desarrollado que no nos hemos sentado a pensar en esta dependencia, mas bien nos maravillamos con sus avances al mismo tiempo que como niños tratamos de no quedarnos atrás en su aprendizaje, al parecer el uso de los SI no es una elección voluntaria, pero sin duda debemos aprovechar sus beneficios, sin olvidarnos de que son solo una herramienta de ayuda. En esto sentido y para finalizar quisiera citar una frase de Neil Postman “ninguna tecnología es peligrosa si conocemos los peligros que éstas representan.”
